A. Latar Belakang
Sebagai salah satu bentuk fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan upaya kesehatan, Rumah Sakit sering mengalami kesulitan dalam
pengelolaan informasi baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. sehingga
perlu diupayakan peningkatan pengelolaan informasi yang efisien, cepat, mudah,
akurat, murah, aman, terpadu dan akuntabel. Salah satu bentuk penerapannya
melalui sistem pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi melalui
penggunaan sistem Sistem Informasi berbasis komputer.
Pesatnya kemajuan teknologi di bidang informasi telah
melahirkan perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dalam kaitan ini, peran dan fungsi pelayanan data dan informasi yang dilaksanakan
oleh Rumah Sakit sebagai salah satu unit kerja pengelola data dan Informasi
dituntut untuk mampu melakukan berbagai penyesuaian dan perubahan.
Sistem Informasi dapat dimanfaatkan untuk kegiatan pelayanan
data dan informasi dengan lebih produktif, transparan, tertib, cepat, mudah,
akurat, terpadu, aman dan efisien, khususnya membantu dalam memperlancar dan
mempermudah pembentukan kebijakan dalam meningkatkan sistem pelayanan kesehatan
khususnya dalam bidang penyelenggaraan Rumah Sakit di Indonesia.
SIMRS merupakan suatu sistem teknologi informasi komunikasi
yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit
dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem
Informasi Kesehatan. Adapun keberadaan SIMRS sendiri telah diatur dalam
Peraturan Menteri Kesehatan No 82 Tahun 2013. Pengaturan SIMRS ini bertujuan
untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta
akses dan pelayanan Rumah Sakit.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sebuah
sistem informasi yang terintegrasi yang disiapkan untuk menangani keseluruhan
proses manajemen Rumah Sakit, mulai dari pelayanan diagnosa dan tindakan untuk
pasien, medical record, apotek, gudang farmasi, penagihan, database
personalia, penggajian karyawan, proses akuntansi sampai dengan pengendalian
oleh manajemen.
Rumah Sakit sebagai institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat sudah seharusnya menerapkan Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS untuk
mendukung proses pelayanan.
B. Ruang Lingkup SIMRS
Ruang
lingkup Aplikasi Sistem Informasi Kesehatan, mencakup pengelolaan informasi
dalam lingkup manajemen pasien (front office management). Lingkup ini
antara lain sebagai berikut:
1.
Registrasi Pasien, yang mencatat data/status
pasien untuk memudahkan pengidentifikasian maupun pembuatan statistik dari pasien masuk
sampai keluar. Modul ini meliputi pendaftaran pasien baru/lama, pendaftaran
rawat inap/jalan, dan info kamar rawat inap.
2.
Rawat Jalan/Poliklinik yang tersedia di rumah
sakit, seperti: penyakit dalam, bedah, anak, obstetri dan ginekologi, KB,
syaraf, jiwa, THT, mata, gigi dan mulut, kardiologi, radiologi, bedah
orthopedi, paru-paru, umum, UGD, dan lain-lain sesuai kebutuhan. Modul ini juga
mencatat diagnose dan tindakan terhadap pasien agar tersimpan di dalam laporan
rekam medis pasien.
3.
Rawat Inap. Modul ini mencatat diganosa dan
tindakan terhadap pasien, konsultasi dokter, hubungan dengan
poliklinik/penunjang medis.
4.
Penunjang Medis/Laboratorium, yang mencatat
informasi pemeriksaan seperti: ECG, EEG, USG, ECHO, TREADMIL, CT Scan,
Endoscopy, dan lain-lain.
5.
Penagihan dan Pembayaran, meliputi penagihan dan
pembayaran untuk rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis (laboratorium,
radiologi, rehab medik), baik secara langsung maupun melalui
jaminan dari pihak ketiga/asuransi/JPKM. Modul ini juga mencatat
transaksi harian pasien (laboratorium, obat, honor dokter),
daftar piutang, manajemen deposit dan lain-lain.
6.
Apotik/Farmasi, yang meliputi pengelolaan
informasi inventori dan transaksi obat-obatan.
LINGKUP PEMAKAIAN APLIKASI
SIMRS seharusnya dapat
dimanfaatkan oleh seluruhunit kerja di rumah sakit, antara lain:
A. Bagian
Front Office , yang meliputi:
1) Unit
Customer Service (pusat informasi)
2) Unit
pendaftaran pasien rawat inap
3) Unit
pendaftaran pasien rawat jalan
4) Unit
pendaftaran pasien rawat darurat
5) Unit
pendaftaran pasien di Unit Penunjang
B. Bagian
Pelayanan dan Penunjang Medik, yang meliputi :
1) Unit
Pelayanan Rawat Jalan.
2) Unit
Pelayanan Rawat
3) Unit
Pelayanan Rawat Inap
4) Unit
Pelayanan Gigi Dan Mulut
5) Unit
Laboratorium (Patologi Klinik)
6) Unit
Patologi Anatomi
7) Unit
Mikrobiologi Klinik
8) Unit
Radio Therapi
9) Unit
Radio Diagnostik
10) Unit
Rehab Medik dan Keterapian Fisik
11) Unit
Kamar Operasi / Bedah Sentral
12) Unit
Rawat Intensif & Reanimasi (ICU, ICCU, NICU, Burn Unit)
13) Unit
Hemodialisis
14) Unit
IDIK (Instalasi Diagnostik Intervensi Kardiologi)
15) Unit
Instalasi Kedokteran Kehakiman (Forensik)
16) Unit
Pelayanan Mobil Jenasah – Ambulance.
17) Unit
General Check Up
18) Unit
Biomedik dan Bank Jaringan
19) Unit
Pelayanan Transfusi Darah
20) Unit
Pelayanan Farmasi
21) Pelayanan
Gizi (Pelayanan Makanan, Diet & Konsultasi)
22) Kasier di
Semua Unit Pelayanan (Termasuk dg Pihak Bank)
C. Bagian
Back Office, yang meliputi :
1) Medical
record (unit rekam medik pusat)
2) Akuntansi
keuangan (termasuk UKPPK/Klaim pihak ketiga)
3) Remunerasi
(jasa pelayanan dan jasa dokter)
4) Mobilisasi
dana (general cashier)
5) Unit
binatu dan sterilisasi
6) Inventory
medik dan non medik
7) Kepegawaian
dan penggajian
8) Unit
pemeliharaan sarana medik
9) Unit
PDE / SIMRS, yang meliputi fungsi2:
a. Pusat
konsultasi (Help Desk)
b. Trainer
/ Supervisor Data
c. Network
Operation Centre
d. Administrasi
server (Administrator)
e. Manajemen Data
C. Strategi
Sistem Informasi Manajemen saat ini merupakan sumber daya
utama, yang mempunyai nilai strategis dan mempunyai peranan yang sangat penting
sebagai daya saing serta kompetensi utama sebuah organisasi dalam menyongsong
era Informasi ini.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan
prosedur pemrosesan data rumah sakit memanfaatkan teknologi informasi yang
terintegrasi untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk
mendukung proses pengambilan keputusan bagi pihak manajemen, sehingga dalam tahapannya
akan membuat beberapa SOP (standard operating procedure) baru guna menunjang
kelancaran penerapan SIMRS yang tertata dengan baik dan rapi. Berdasarkan
definisi di atas, maka SIMRS menjadi 6 komponen utama guna menunjang
terlaksananya penerapan SIMRS yang benar dan sesuai kebutuhan:
Ø Software
(Sistem Informasi Manajeman Rumah Sakit)
Ø Hardware
(perangkat Keras berupa komputer, printer dan lainnya)
Ø Networking
(jaringan LAN, wireless dan lainnya)
Ø SOP
(Standard Operating Procedure)
Ø Komitmen
(komitmen semua unit / departemen / instalasi yang terkait untuk sama-sama
mejalankan sistem karena sistem tidak akan berjalan tanpa di-input)
Ø SDM
(sumberdaya manusia adalah faktor utama suksesnya sebuah sistem dimana data
di-input dan diproses melalui tenaga SDM tersebut)
D. Proses Bisnis
1.
Pelayanan Utama (Front Office)
Setiap
Rumah Sakit memiliki prosedur yang unik (berbeda satu dengan lainnya), tetapi
secara umum/generik memiliki prosedur pelayanan terintegrasi yang sama yaitu
proses pendaftaran, proses rawat (jalan atau inap) dan proses pulang.
2. Pelayanan Administratif (Back-Office)
Rumah Sakit merupakan unit yang
mengelola sumber daya fisik (manusia, uang, mesin/alat kesehatan/aset, material
seperti obat, reagen, alat tulis kantor, barang habis pakai dan sejenisnya).
Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit unik tapi tetap terdapat proses umum,
diantaranya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory,
pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku
besar dan lainnya). Proses back office ini berhubungan/link dengan proses pada
front office.
E. Arsitektur Infrastruktur
Kebutuhan infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya
untuk kebutuhan Sistem informasi RS saja, tetapi juga harus mampu digunakan
untuk berbagai hal, seperti jalur telepon IP, CCTV, Intelegent Building,
Medical Equipment dan lain-lain.
Untuk mendukung pelayanan tersebut, maka infrastruktur
jaringan komunikasi data yang disyaratkan adalah:
1.
Meningkatkan unjuk kerja dan memudahkan untuk
melakukan manajemen lalu lintas data pada jaringan komputer, seperti utilisasi,
segmentasi jaringan, dan security.
2.
Membatasi broadcase domain pada jaringan,
duplikasi IP address dan segmentasi jaringan menggunakan VLAN (virtual LAN)
untuk setiap gedung dan atau lantai.
3.
Memiliki jalur backbone fiber optik dan backup
yang berbeda jalur, pada keadaan normal jalur backup digunakan untuk memperkuat
kinerja jaringan/redudant, tapi dalam keadaan darurat backup jaringan dapat
mengambil alih kegagalan jaringan.
4.
Memanfaatkan peralatan aktif yang ada, baik untuk
melengkapi kekurangan sumber daya maupun sebagai backup.
5.
Dianjurkan pemasangan oleh vendor jaringan yang
tersertifikasi (baik perkabelan maupun perangkat aktif).
6.
Dokumentasi sistem jaringan lengkap (perkabelan,
konfigurasi, uji coba, dan sejenisnya) baik hardcopy maupun softcopy.
7.
Mengingat penggunaan jaringan yang komplek
kedepan, maka perangkat aktif mengharuskan pengelolaan bertingkat, seperti
adanya:
a.
core switch yang merupakan device vital dalam
local area network di Rumah Sakit dimana core switch ini sebagai bacbone lan
dan sentral switch yang berperan dalam prosessing semua paket dengan memproses
atau men-switch traffic secepat mungkin).
b.
Distribution switch yang merupakan suatu device
antara untuk keperluan pendistribusian akses antar core switch dengan access
switch pada masing-masing gedung, dimana antara sebaiknya distribution switch
dan core switch terhubung melalui fiber optic.
c.
Acces switch yang merupakan suatu device yang
menyediakan user port untuk akses ke network.
F. Arsitektur Data
Untuk menghindari pulau-pulau aplikasi dan memudahkan
Kementerian Kesehatan mengolah data yang homogen, maka perlu dibuat arsitektur
data yang baik, untuk mengakomodir kebutuhan informasi para pengguna. Beberapa
aspek harus diperhatikan dalam membangun arsitektur data:
1. Kodefikasi
Kodefikasi
selain keharusan untuk otomatisasi/komputerisasi, juga diperlukan untuk
integrasi dan penglolaan lebih lanjut seperti statistik.
2. Mapping
Karena
sering berbeda keperluan kodefikasi data, maka diperlukan mapping data untuk
integrasi dan pengelolaan lebih lanjut, misalnya mapping kodefikasi antara
tarif dengan kode perkiraan/chart of account, mapping kode kabupaten/kota
dengan provinsi dan sejenisnya.
3. Standar pertukaran data antar aplikasi
Beberapa
software aplikasi yang terpisah, membutuhkan standard pertukaran data agar
dapat berkomunikasi satu aplikasi dengan lainnya. Seperti Heath Level 7 (HL7),
DICOM, XML dan sejenisnya.
4. Database
Desain
struktur database, sebaiknya mengacu pada best practice database Rumah Sakit
dan mengambil dari sumber terbuka serta mempertimbangkan kebutuhan informasi
stakeholder terkait
G. Arsitektur Aplikasi
Mengingat kompleksnya proses bisnis pada Rumah Sakit, berikut
ini gambaran arsitektur minimal dan variabel SIMRS yang dapat mengakomodir
kebutuhan informasi. Asitektur
aplikasi/proses akan dilengkapi dengan karakteristik proses yang dilakukan,
kandidat aplikasi, analisis dampak, dan alur proses secara lengkap yang
menggambarkan proses yang terjadi sistem informasi
Berikut
hal-hal yang harus diperhatikan agar Sistem Informasi Manajemen yang dibuat dapat
teraplikasikan dengan sukses :
a. Development Master Plan, cetak
biru pembangunan harus dirancang dengan baik mulai dari survei awal hingga
berakhirnya implementasi, yang perlu diperhatikan adalah terlibatnya faktor
pengalaman dalam membangun pekerjaan yang sama, serta peran serta semua bagian
dalam organisasi dalam mensukseskan Sistem Informasi Manajemen yang akan
dibangun, master plan ini yang akan menjadi acuan pembuatan sebuah sistem untuk
jangka waktu tidak terbatas.
b. Integrated, dengan integrasi antar
semua bagian organisasi menjadi satu kesatuan, akan
membuat sistem berjalan dengan efisien dan efektif sehingga kendala-kendala
seperti redudansi, re-entry dan ketidakkonsistenan data dapat
dihindarkan, dengan harapan pengguna sistem memperoleh manfaat yang dapat
dirasakan secara langsung, perubahan pola kerja dari manual ke computer akan
menimbulkan efek baik dan buruk bagi seorang tenga medis.
c. Development Team, tim
yang membangun Sistem Informasi Manajemen harus ahli dan berpengalaman di
bidangnya, beberapa bidang ilmu yang harus ada dalam membangun sebuah Sistem
Informasi Manajemen yang baik adalah: Manajemen Informasi, Teknik Informasi,
Teknik Komputer, dokter, perawat dan tentunya orang-orang sudah sudah
berkecipung dibidang pengembangan sistem informasi manajeman khususnya rumah
sakit (kesehatan).
d. Teknologi Informasi, ketepatan
dalam memilih Teknologi Informasi sangat penting dalam pembangunan,
komponen-komponen Teknologi Informasi secara umum adalah Piranti Keras
(Hardware), Piranti Lunak (Software) dan Jaringan((Network).
v Komunikasi
One Medic – One Solutions for Health Information
System merupakan suatu aplikasi piranti lunak yang telah
dikembangkan sejak tahun 2008. Protocol komunikasi yang tersedia telah
dilengkapi dengan system keamanan sehingga dapat menekan berbagai
tindakan cyber crime oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Desain aplikasi SIMRS One Medic berbasis Web dimana
pengguna dapat melakukan integrasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal secara online’.
Manfaat Intergasi secara Online bertujuan untuk mengantisipasi pengulangan
pekerjaan administrasi yang dapat memicu terjadinya human
error sehingga potensi kerugian Rumah Sakit dapat ditekan.
Fitur-fitur SIMRS One Medic sebagai solusi untuk menjawab tantangan masa
depan industri pelayanan medik:
·
Security system: modul ini
dapat mengatur informasi dan data yang diperbolehkan untuk
diakses baik oleh pihak internal maupun eksternal. Pengaturan tersebut
dilakukan selain untuk melindungi kerahasiaan data pasien juga untuk
menghindari penyalahgunaan informasi penting lainnya oleh pihak-pihak yang
tidak bertanggung jawab.
·
MPI server solutions: adalah sistim
komunikasi online yang dirancang untuk menjembatani komunikasi antar
sistem. Aplikasi MPI server solutions dapat digunakan
sebagai alat konfirmasi hak-hak pasien terhadap jenis tindakan
medis dan obat-obatan yang dapat diberikan oleh Rumah Sakit sesuai dengan
ketentuan Pihak Penjamin.
·
Billing records system: seluruh data
tindakan medik dan obat-obatan yang diberikan pada pasien otomatis terekam
secara online dan dapat diatur sesuai dengan format penagihan yang
ditetapkan oleh Pihak Penjamin. Feature ini dapat mempersingkat proses
pekerjaan administrasi penagihan sehingga dapat menekan angka piutang.
Untuk
media komunikasi informasi antara unit dapat digunakan media komputer yang
sudah terintegrasi dengan jaringan LAN dengan menggunakan aplikasi Messenger
atau chating, selain itu juga sudah ada nya telepon lokal yang membantu
hubungan komunikasi antar unit.Sedangkan untuk akses komunikasi ke luar
instansi menggunakan akses internet yang terintegrasi melalui jaringan
Pemerintah Kota.
v Kolaborasi
Dari aspek pembiayaan bahwa Rumah Sakit memerlukan
biaya operasional dan investasi yang besar dalam pelaksanaan kegiatannya, sehingga
perlu didukung dengan ketersediaan pendanaan yang cukup dan berkesinambungan.
Apalagi jika Rumah Sakit akan melakukan investasi dalam bidang teknologi
informasi, dimana perubahan teknologi merupakan hal yang pasti terjadi setiap
saat, sehingga investasi tersebut baik dalam bidang perangkat
lunak (Software), perangkat keras (hardware)maupun tenaga SDM
pelaksana (Brainware) akan menjadi investasi yang mahal dan
berkelanjutan. Oleh karena itu, Rumah Sakit berada di dua sisi, yaitu harus
menerapkan teknologi informasi dalam bentuk SIMRS
baik Hardware, Softwaremaupun Brainware, sementara Rumah Sakit
juga harus selalu up-to-date baik dari segi teknologi maupun bisnis
proses/kebijakan yang terangkum dalam bentuk software.
Kerjasama dalam bentuk Kerjasama
Operasional (KSO) atau Built Operational
Transfer (BOT) merupakan salah satu solusi untuk penerapan teknologi
informasi, sehingga resiko investasi (Hardware, Software dan
Brainware) dan resiko pelaksanaan sistem akan berada di pihak konsultan.
Sehingga Rumah Sakit tidak perlu melakukan investasi yang besar serta akan
dijamin keberhasilan pelaksanaan SIMRS tersebut.
Kerjasama Operasional (KSO) adalah
perjanjian antara dua pihak atau lebih dimana masing-masing sepakat untuk
melakukan suatu usaha bersama dengan menggunakan aset dan atau hak usaha yang
dimiliki dengan menanggung keuntungan dan kerugian secara bersama-sama.
Didasarkan
atas waktu kerjasama (by time), sehingga masa berakhirnya KSO adalah
setelah masa kerjasama yang disepakati berakhir, bukan pada Break Event
Point (BEP) dari besarnya investasi yang ditanamkan oleh investor. Dan
prinsip KSO berbeda dengan pola “Cicilan/Kredit” maupun “Leasing/Sewa Pakai”
FITUR APLIKASI SIMRS
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
Terintegrasi merupakan suatu paket sistem aplikasi yang terintegrasi, yang
dihubungkan secara on-line pada semua fungsi pelayanan rumah sakit mulai dari
transaksi manajemen antrian, pendaftaran, pelayanan perawatan, pelayanan
penunjang, manajemen operasi / bedah sentral, rekam medis, manajemen
keperawatan, kasir / mobilisasi dana, pelayanan piutang, manajemen
material, stok barang/obat, akuntansi dan keuangan, kepegawaian, gizi,
linen / laundry, dan fungsi pelayanan rumah sakit lainnya.
ModulAplikasi SIMRS terintegrasi meliputi dan
tidak terbatas pada modul-modul berikut ini :
1. Front
Office
a. Antrian
registrasi
b. Modul appointment
c. Registrasi
d. Pelayanan informasi
e. Pengaduan
f. Panel informasi publik
2.
Pelayanan Perawatan
a. Antrian
layanan
b. Pelayanan UGD
c. Pelayanan poliklinik/rawat inap
d. Pelayanan/tindakan rawat inap
e. Manajemen operasi/IBS
f. Kamar bersalin (VK)
g. Laboratorium
h. Radiologi
i. Perinatalogi
j. Hemodialisa
k. Rehab medic dan keterapian fisik (ortesis & protesa)
l. Rawat intense dan reanimasi (ICU, ICCU, NICU, BURN UNIT)
m. Pelayanan perawatan lainnya
3.
Pelayanan Penunjang
a. Pelayanan
tranfusi darah
b. Ambulance
c. Medical check up
d. CSSD
e. Binatu / Laundry
f. Forensik (kamar jenazah)
g. Pemeliharaan sarana medik
h. Pelayanan penunjang lainnya
4. Rekam
Medik
a. Distribusi
rekam medis
b. Catatan medis
c. Pelaporan rekam medis
5. Manajemen
Keperawatan
a.
Pengkajian keperawatan
b. Diagnosa keperawatan
c. Implementasi & evaluasi keperawatan
d. Pelaporan manajemen keperawatan
e. Discharge planning
f. Indikator mutu klinik (manajemen kualitas
6. Logistik
a.
Perencanaan pengadaan
b. Pembelian/order management
c. Mutasi inventory (distribusi, pamakaian, penyesuaian)
d. Laporan logistic (manajemen material)
7. Apotik
/ Farmasi
a. Pengelolaan
resep elektronik
b. Penjualan & penyerahan obat
c. Mutasi inventory (ditribusi, pemakaian, penyesuaian)
d. Laporan farmasi
8. Gizi /
Nutrisi
a.
Pengaturan standar dan siklus menu
b. Perencanaan menu diet dan konsultasi
c. Pelayanan dan produksi
d. Data referensi nutrisi
9.
Akuntansi dan Keuangan
a. Kasir
/ Mobilisasi dana
b. Pelayanan piutang (asuransi dan jaminan kesehatan)
c. Mapping tarif pelayanan
d. Remunerasi, penggajian dan honorarium
e. Inventarisasi asset
f. Akuntansi blu
g. Keuangan blu
10. SDM
dan Umum
a.
Biodata kepegawaian
b. Layanan kepegawaian (absensi, agenda, cuti, dll)
c. Pengelolaan angka indeks
d. Pendidikan dan peltihan
e. Rumah tangga (general affairs)
11. Informasi
Eksekutif
a.
Decision support/manajerial report
b. Indikator pelayanan
c. Visualisasi data/grafik
12. Modul
Customer Relationship Management
a. Pengelolaan
layanan dan tarif
b. Pengelolaan kampanye dan event
c. Pengelolaan agent
d. Call center & pengaduan
e. Knowledge based (artikel, literature, dsb)
f. Pengumuman (broadcast)
g. Sms center
13.
System Support & Utility
a. Data
administrator
b. Setting data master
c. Hak akses & password
d. Back up dan restore data
14.
Portal Terintegrasi Rumah sakit
a. Portal
publik
b. Portal internal
Referensi
:
